1. Budget là gì?
Định nghĩa
Budget (nghĩa tiếng Việt là: ngân sách) là một bản kế hoạch tài chính cho các hoạt động trong tương lai, có thể là hoạch định tài chính cá nhân hoặc dự trù chi phí trong tương lai của doanh nghiệp.
Khi hoạch định ngân sách giúp bạn tìm hiểu rõ chi phí đầu vào và đầu ra cá nhân, từ đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện và phát triển.
Ngân sách có trong bản cân đối kế toán, doanh thu chi tiêt, ngân sách đầu ra, đầu vào, ngân sách sản xuất, ngân sách cho từng bộ phận trong công ty,... Sự kết hợp của tất cả ngân sách này được gọi là ngân sách tổng thể hoặc kế hoạch chỉ tiêu lợi nhuận của công ty.
Ngân sách giúp bạn quản lý quyết định hoạt động nào sẽ thực hiện và cách thức sử dụng tài nguyên hợp lý nhất của công ty. Nếu báo cáo hoạch định ngân sách không được chấp nhận, bạn có thể thực hiện các thay đổi cần thiết trước khi thực sự áp dụng.
Mục đích của việc xây dựng budget
Việc xây dựng một budget sẽ giúp bạn dự tính các khoản thu và chi trong tương lai của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Quản lý thu chi cụ thể của dự án trong thời gian diễn ra.
- Xác định và điều chỉnh các tài nguyên cần thiết trong dự án đó.
- Tạo cơ sở minh bạch khi quản lý trách nhiệm của người có liên quan.
Đối với các nhà tài trợ thì budget sẽ được sử dụng với mục đích khác. Cụ thể budget sẽ giúp bạn hiểu công việc của doanh nghiệp hơn và làm căn cứ để tài trợ và xem xét các vấn đề:
- Doanh nghiệp lập kế hoạch sử dụng vốn có hiệu quả không.
- Nguồn thu khác hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp.
- Chi tiêu của doanh nghiệp có tương ứng với hoạt động được dự tính không.
- Budget có tuân thủ quy định sử dụng vốn không.
- Chi phí vận hành và quản lý chiếm tỉ lệ bao nhiêu trong dự toán.
- Yếu tố tác động đến budget.
2. Các yếu tố tác động tới Budget
Có rất nhiều yếu tố chủ quan và khách quan tác động tới budget tại thời điểm lập và cùng các yếu tố trong tương lai, chẳng hạn:
- Chính sách nhà nước: Các điều luật, thông tư,...
- Thiên tai, bệnh dịch xảy ra.
- Điều kiện chính trị, xã hội.
- Yếu tố về kinh tế ở địa phương
- Khả năng có thêm các khoản từ nhà tài trợ khác ở hiện tại và trong tương lai.
3. Những yếu tố cần có trong kế hoạch ngân sách
Khi hoạch định kế hoạch ngân sách, bạn cần chú ý tới các yếu tố sau:
Các khoản thu
Nguồn thu là yếu tố đầu tiên nhất mà nhà tài trợ muốn thấy ở mỗi doanh nghiệp, đa dạng nguồn thu sẽ chứng tỏ được sự bền vững của doanh nghiệp và cho thấy doanh nghiệp không phụ thuộc vào duy nhất nguồn tài trợ nào.
Các nguồn thu sẽ đến từ việc bán sản phẩm hiện có, hợp đồng tài chính, nguồn thu từ các quỹ tài trợ.
Các khoản chi
Đây là những khoản chi phí được phân loại theo nguyên tắc của đơn vị, theo ngày hoặc phân loại cho số lượng người dùng. Đây là các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để phục vụ mục đích phát triển như đầu tư mở rộng, phát triển và chi lương cho nhân viên.
Các khoản chi thường xuất phát từ nguồn thu của doanh nghiệp nên các khoản chi sẽ bị giới hạn bởi nguồn thu.
Đề mục budget
Lập 1 bản kế hoạch budget thì phải đảm bảo được các đề mục ngân sách thống nhất với cả thu và chi, điều này giúp bạn đơn giản hóa việc ghi sổ, báo cáo và làm cho việc đánh giá hiệu quả tài chính định kỳ dễ dàng hơn.
Loại tiền tệ
Xác định rõ loại tiền tệ nào đang sử dụng, tỉ giá của đồng tiền bạn sử dụng và trình bày trong rõ trong kế hoạch. Các nhà tài trợ sẽ yêu cầu bạn quy đổi đồng tiền của mình sang đồng tiền khác để thấy được sự so sánh ở mỗi loại ngoại tệ.
Chú thích
Chú thích chính là các thông tin quan trọng cần lưu lại trong quá trình lên kế hoạch ngân sách, những chú thích này được sử dụng như các thông tin hướng dẫn cụ thể.
Nó sẽ liên quan đến toàn bộ việc chi tiêu của tổ chức và quá trình ra quyết định. Chú thích càng rõ ràng sẽ càng thể hiện được tính chuyên nghiệp, khả thi của dự án. Ngoài ra, nếu tình hình thay đổi, bạn sẽ dễ dàng chỉnh sửa ngân sách để phản ánh lại chính xác thực tế xảy ra.
4. Mẹo lên kế hoạch tài chính hiệu quả
Dưới đây là gợi ý một số mẹo giúp bạn lên kế hoạch tài chính một cách hiệu quả, không sợ bị hụt ngân sách ban đầu:
Nhìn tổng quát và khách quan các chi tiêu của bạn
Đây là một bước quan trọng yêu cầu bạn phải nghiêm túc và thành thật với mình. Từ đây, bạn sẽ có cái nhìn khái quát để biết mình có những khoản chi nào, số tiền dành cho chúng nhiều hay ít, khoản chi này có hợp lý hay chưa.
Hãy lưu ý những khoản chi chiếm nhiều tiền và làm nổi bật chúng lên, để có thấy được “khoản chi lớn” của mình và đưa ra giải pháp để giảm lại số tiền chi.
Lập kế hoạch về những khoản mua sắm sắp tới
Đưa ra các danh sách cho những thứ mà mình sẽ mua trong vòng 3 - 6 tháng tới, gồm những chi tiêu thông thường như mua xe, tivi, máy giặt, máy lạnh, du lịch,... và các khoản chi tài chính, đầu tư như gửi tiết kiệm, thanh toán thẻ tín dụng,... và những khoản khẩn cấp.
Việc lập danh sách này cũng giúp bạn nhận ra cụ thể kế hoạch chi tiêu của mình và có thể tạo động lực cho những khoản cần tiết kiệm.
Phân loại các khoản chi tiêu
Điều này giúp bạn cân đối và dự tính được ngân sách cho các nhóm chi tiêu của mình. Bạn hãy nhìn vào tổng quát việc chi tiêu của mình và sắp xếp các khoản chi này vào từng nhóm và chi tiền cần cho từng nhóm đó là chiếm phần trăm.
Ví dụ: Giả sử với 100% thu nhập của bạn, hãy chia ra các khoản chi phí thuộc: Nhóm tiết kiệm (20%), Nhóm đầu tư (30%), Nhóm dự phòng (15%), Nhóm thường ngày (35%),…
Lập một tài khoản tiết kiệm
Hãy lập cho mình 1 nguyên tắc nghiêm khắc khi sử dụng các khoản tiền chi hoặc sử dụng các sản phẩm dịch vụ tiết kiệm thông minh của ngân hàng để giúp bạn cất giữ số tiền đó.
Ngừng những chi tiêu quá trớn
Sau khi bạn đã phân loại những khoản chi của mình và phân bổ kinh phí cho từng khoản đó thì bạn có thể áp dụng và liên tục giám sát để việc chi tiêu của mình thêm hiệu quả. Tuy nhiên, hãy sử dụng các chi phí thông minh nhất, hạn chế các chi tiêu quá trớn để kế hoạch tài chính được hiệu quả.
(Tham khảo từ Điện Máy Xanh)
