Trong những năm gần đây, môi trường công sở đã phát triển đáng kể. Các xu hướng như làm việc từ xa, thích ứng với lực lượng lao động Thế hệ Z, lịch trình làm việc linh hoạt, tích hợp công việc với cuộc sống, thu nhận robot, trí óc biểu diễn, nâng cao kỹ năng và nhiều xu hướng khác.
Đối với bối cảnh, nhiều công nhân đang chọn nơi làm việc chung thay vì các văn phòng tư nhân truyền thống.
Trong năm 2010, chỉ có 21.000 người trên toàn thế giới đang giải quyết công việc của họ từ các không gian làm việc chung. Đến năm 2020, con số này đã tăng lên 2,26 triệu. Và từ năm 2021 trở đi, xu hướng tăng mạnh được dự đoán sẽ tiếp tục.
Không nghi ngờ gì nữa, có những lý do chính đáng cho việc áp dụng rộng rãi như vậy.
Tuy nhiên, mọi điều tốt cũng có thể đi kèm với những mặt trái. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu những lợi ích và thách thức liên quan đến nơi làm việc chung.
Coworking Space là gì?
Mô hình Coworking Space hay còn gọi là tắt Coworking, là một dạng mô hình văn phòng xuất hiện trong vài năm trở lại đây. Mang trong mình tính chất dễ đầu tư, thị phần mới, Coworking nhanh chóng thu hút sự quan tâm của nhiều nhà đầu tư.
Hiểu một cách đơn giản, Coworking Space là một mô hình không gian làm việc chung, và người dùng sẽ đánh giá dựa trên 2 yếu tố chính là tính tiện ích và tính cộng đồng.
Hiện nay, dịch vụ mà Coworking mang lại cho thị trường bao gồm: chỗ ngồi ổn định, các tiện ích về lễ tân, văn phòng, phòng họp, nhà ăn, máy in, chỗ ngồi tự do, đi lại tham quan.
Những lợi ích
Loại không gian làm việc có tác động đáng kể đến thành công của một người trong công việc. Trong một nghiên cứu trên 700 người của Đại học Warwick, người ta đã chứng minh rằng những nhân viên hài lòng sẽ làm việc hiệu quả hơn những nhân viên không hài lòng.
Hiện tại, mức độ hài lòng không giống nhau ở tất cả các môi trường làm việc. Ví dụ, các văn phòng tư nhân chỉ chứa một nhân viên mỗi văn phòng có liên quan đến sự u ám, trong khi các văn phòng thiết kế mở có hàng chục nhân viên giúp mang lại tâm trạng vui vẻ. Dưới đây là những lợi ích của nơi làm việc chung.
Tăng năng suất
Khi làm việc ở nhà, bạn có thể cảm thấy cô đơn và bồn chồn, và điều này có thể khiến bạn phải xem TV, ăn cho đỡ buồn chán, tán gẫu với bạn bè hoặc ngủ trưa. Những gián đoạn như vậy làm tăng thêm một lượng đáng kể thời gian bị mất trong ca làm việc của bạn.
Và điều này cũng có thể đúng đối với các văn phòng đơn độc, nơi bạn có thể bị cám dỗ ngủ gật trên bàn làm việc hoặc có một chuyến thăm ngắn tới người bạn làm việc của bạn ở một văn phòng khác để bắt chuyện với họ.
Tuy nhiên, đối với không gian làm việc chung, rất có thể bạn sẽ ở trong công ty của những người khác. Khi bạn nhìn thấy những người khác làm việc trên các bài tập tương ứng của họ, bạn cũng sẽ tự động cảm thấy thôi thúc phải làm việc chăm chỉ.
Tâm trí của bạn không có thời gian để đi lang thang. Đôi khi, “nỗi sợ bị bỏ lỡ” khuyến khích bạn theo kịp những người khác dường như hoàn thành nhiều việc hơn bạn.
Khi xung quanh bạn là những người làm việc hiệu quả, bạn có thể dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ và giao chúng cho người giám sát của mình trước thời hạn.
Quản lý thời gian tốt hơn
Với một nơi làm việc chung, bạn luôn biết rằng bạn sẽ không phải ngồi sau bàn làm việc của mình mãi mãi. Thông thường, bạn đặt máy trạm của mình trong một khoảng thời gian cụ thể, sau đó người khác có thể sẽ tiếp quản bạn. Vì vậy, bạn làm việc chăm chỉ nhất có thể để hoàn thành nhiệm vụ của mình trong khoảng thời gian này.
Điều đó không giống như các cài đặt khác như làm việc tại nhà. Có xu hướng làm việc với tốc độ cực kỳ thoải mái, biết rằng bạn có cả ngày lẫn đêm để làm việc.
Bạn có thể sẽ dành rất nhiều giờ cho một nhiệm vụ mà chỉ mất một giờ để hoàn thành. Cũng theo nghĩa này, văn phòng tư nhân có thể khuyến khích tốc độ làm việc chậm hơn, vì bạn là người duy nhất sử dụng không gian và bạn không có nhu cầu khẩn trương hoàn thành nhiệm vụ để mở đường cho người khác.
Thời gian linh hoạt
Hầu hết các cơ sở làm việc chung hoạt động 24 giờ một ngày, bảy ngày một tuần. Điều đó có thể đáp ứng cho cả người lao động cả ngày và đêm. Nếu bạn sống ở các thành phố lớn ở Mỹ, chẳng hạn như Seattle, bạn đồng ý rằng cuộc sống về đêm đang nhanh chóng trở nên phổ biến.
Ngoài giới thượng lưu đi câu lạc bộ, bạn còn thấy nhiều văn phòng và cửa hàng bán lẻ khác mở cửa kinh doanh suốt đêm.
Vì vậy, cho dù bạn là một con cú đêm hay một người làm việc vào buổi sáng sớm, bạn sẽ không bỏ lỡ một không gian làm việc chung ở Seattle phục vụ cho nhu cầu của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể đặt không gian chung trong ít nhất hai giờ và đó là những gì bạn sẽ chỉ phải trả cho.
Tiếp xúc tốt hơn
Nếu bạn là một doanh nhân đang muốn cải thiện kỹ năng kinh doanh của mình, bạn cần phải làm việc xung quanh những người khác để xem cách họ điều hành công việc kinh doanh của mình và có thể học một hoặc hai mẹo.
Ví dụ, bạn có thể lắng nghe họ khi họ nói chuyện với khách hàng và ghi nhận giọng điệu trò chuyện, cách sử dụng từ và sự hiện diện hay vắng mặt của cách cư xử bằng lời nói. Một nơi làm việc chung cung cấp cho bạn cơ hội này.
Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ ở chung phòng với những người từ các công ty khác. Khi bạn tương tác với họ, bạn sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về cách các công ty khác điều hành công việc kinh doanh của họ hoặc cách nhân viên duy trì sự xuất sắc của họ trong công việc.
Học hỏi các mẹo từ các doanh nhân hoặc chuyên gia khác có thể giúp bạn có cơ sở trong các dự án kinh doanh và sự nghiệp của mình và tiến tới thành công.
Ngoài ra, đó là một cơ hội tuyệt vời để kết nối mạng. Hãy nghĩ đến việc đưa danh thiếp của bạn cho mọi người ngồi cạnh bạn, lưu ý rằng họ khác nhau mỗi ngày.
Trong khoảng hai tháng, bạn sẽ có gần 100 người biết đến doanh nghiệp của mình. Kết hợp điều này với các cuộc trò chuyện ngẫu nhiên của bạn với những người bạn gặp trong văn phòng chung, và bạn sẽ thành công trong trò chơi mạng lớn.
Các chuyên gia kinh doanh ủng hộ mạng lưới như một cách để nâng cao nhận thức về sự tồn tại của một người, có được những người cố vấn chuyên nghiệp và mở rộng kiến thức bằng cách xem xét quan điểm của người khác.
Hiệu quả chi phí
Nếu bạn thuê văn phòng, rất có thể bạn sẽ phải trả trước tiền thuê cho một năm hoặc hơn. Trên hết, bạn sẽ phải mua đồ nội thất văn phòng cần thiết như bàn, ghế, tủ và các thiết bị như máy tính, máy in, điện thoại, máy quét và những thứ tương tự, không quên đăng ký internet.
Nếu bạn chỉ mới bắt đầu kinh doanh, bạn có thể không có đủ tiền mặt để sắp xếp tất cả các khoản chi phí này, đặc biệt nếu bạn chưa hợp tác với các nhà đầu tư.
Một số công ty nổi tiếng, chẳng hạn như Orange, Sprint, IBM và Facebook, cũng sử dụng không gian làm việc chung cho nhiều nhân viên của họ khi họ mở rộng hoạt động của mình.
Và tiết kiệm chi phí là một trong những lý do của họ cho cách tiếp cận này đối với doanh nghiệp, trong số những cách khác, như thử nghiệm các cách làm việc mới và tạo ra các mối liên hệ mới.
Vì vậy, bạn có thể mượn lá từ họ và thuê một không gian làm việc chung.
May mắn thay, không gian làm việc chung được trang bị đầy đủ nội thất và bạn chỉ phải trả tiền thuê trong thời gian ngắn hơn, thậm chí hàng tuần, chẳng hạn như phí trả trước hoặc đặt cọc vài tháng.
Hơn nữa, nhiều nhà cung cấp cung cấp các ưu đãi, chẳng hạn như Wi-Fi tốc độ cao, in và quét miễn phí, cà phê miễn phí và bếp nhỏ đầy đủ. Và đó là một cơ hội tuyệt vời để giảm chi phí.
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh
Nhiều người lao động hiện nay, đặc biệt là thế hệ millennials, muốn có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh. Trên thực tế, khoảng 50% lực lượng lao động hiện nay được coi là thế hệ millennials.
Họ mong đợi và yêu cầu lịch trình linh hoạt hơn so với những người tiền nhiệm.
Nếu điều này áp dụng cho bạn và sếp của bạn cấp cho bạn đặc quyền làm việc từ xa, hãy cân nhắc việc thuê một không gian làm việc chung.
Bạn sẽ chỉ phải xuất hiện trong những giờ mà bạn cảm thấy thoải mái, thay vì tuân theo một thói quen 9 đến 5 nghiêm ngặt.
Và trong ca làm việc, bạn có thể chia giờ làm việc tùy ý. Có lẽ ba giờ làm việc sau đó là một giờ làm việc.
Những thách thức
Mặc dù có nhiều ưu điểm của việc chia sẻ nơi làm việc, nhưng vẫn có một số thách thức mà bạn có thể gặp phải khi sắp xếp như vậy. Những điều chính như sau:
Sao lãng
Trong một ngày làm việc điển hình, bạn sẽ có một số nhân viên với khối lượng công việc nhẹ nhàng trong khi những người khác có rất nhiều việc.
Những người ít bận rộn hơn có thể dành phần lớn công việc của họ để làm những việc không liên quan đến công việc, chẳng hạn như trò chuyện với bạn bè trực tuyến hoặc trò chuyện trực tiếp với đồng nghiệp.
Nếu bạn là người bận rộn vào một ngày như vậy, bạn có thể thấy phiền nhiễu không thể chịu nổi.
Bạn có thể dành khá nhiều thời gian cho một phần công việc mà bạn đã hoàn thành trong vài giờ nếu bạn ở một mình và tập trung.
Ít riêng tư hơn
Không gian làm việc chung thường không mang lại sự riêng tư hoàn toàn. Nếu bạn đang làm việc trên các tài liệu bí mật, những người ngồi sau bạn có thể vô tình nhìn vào màn hình máy tính của bạn và xâm phạm quyền riêng tư mà các tài liệu đó phải có.
Ngoài ra, các cuộc trò chuyện của bạn qua điện thoại có thể bị những người ngồi gần bạn nghe thấy, tuy nhiên bạn sẽ không muốn mạo hiểm với việc bảo mật thông tin bí mật mà bạn có thể đang chia sẻ với người nhận cuộc gọi.
Ngoài ra, việc một người lạ có thể cố ý nghe trộm các cuộc trò chuyện cá nhân hoặc công việc của bạn tự bản thân nó đã gây khó chịu, gây khó chịu và thiếu an toàn.
Và khi bạn tiếp đón một vị khách, sẽ có ít quyền riêng tư hơn cho một chuyến thăm, vì tất cả đồng nghiệp của bạn có mặt vào ngày cụ thể đó sẽ phát hiện ra vị khách khi họ đến qua điểm vào trung tâm và cũng vô tình giám sát họ trong suốt thời gian lưu trú với bạn trên cơ sở.
Khả năng tương thích kém
Có thể xảy ra rằng bản chất của bạn hoàn toàn trái ngược với người bạn cùng bàn của bạn. Có lẽ họ thích trò chuyện văn phòng, nhưng bạn thích giữ cho riêng mình.
Hoặc ngay cả khi tất cả các bạn đều là người nói nhiều, bạn có thể không hoàn toàn phù hợp với kiểu trò chuyện mà những người còn lại muốn có.
Trong trường hợp xấu nhất, bạn có thể ở chung văn phòng với một người lạm dụng tình dục hoặc bằng lời nói. Các vấn đề tương thích như vậy có thể dẫn đến căng thẳng và các tình trạng sức khỏe khác, chẳng hạn như huyết áp cao.
May mắn thay, không ai hạn chế bạn làm việc ở một nơi nào đó mà bạn không cảm thấy thoải mái.
Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào tại không gian làm việc chung của mình, bạn luôn có thể tìm kiếm một không gian có lợi hơn.
Không có sự lựa chọn khác
Nếu tổ chức các cuộc gặp gỡ với khách hàng tiềm năng, bạn luôn muốn tạo cho họ ấn tượng lâu dài về thương hiệu của mình. Trong môi trường kinh doanh truyền thống, bạn có thể đạt được điều này bằng cách dán các áp phích phức tạp trên tường hoặc thậm chí thiết kế đồ nội thất và các phụ kiện khác theo màu sắc thương hiệu của bạn.
Sự hoành tráng như vậy giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng, điều cần thiết trong việc giành được khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại.
Đối với không gian làm việc chung, bạn không có quyền tự do tùy chỉnh nội thất để tuyên truyền bản sắc thương hiệu của mình.
Do đó, bạn có thể không thể gây ấn tượng với những khách hàng gặp bạn tại cơ sở như vậy theo cách tiếp cận đó.
