Mặt khác, việc quản lý các quy trình nhập dữ liệu trong nội bộ có thể là một thách thức, tốn nhiều thời gian và tốn kém.
Đây là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp chọn thuê ngoài một số nếu không phải tất cả các quy trình nhập dữ liệu của họ cho nhà cung cấp bên thứ ba, theo startup.info.
Tuy nhiên, thuê ngoài quy trình nhập dữ liệu có những lợi ích và bất lợi riêng đi kèm với nó và dưới đây chúng tôi sẽ thảo luận về những ưu và nhược điểm này để giúp bạn xác định xem dịch vụ nhập dữ liệu thuê ngoài có phải là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn hay không.
Ưu điểm của gia công phần mềm nhập dữ liệu
Giải phóng thời gian và tài nguyên của nhóm của bạn
Trừ khi các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp bạn liên quan trực tiếp đến xử lý dữ liệu, rất có thể quy trình nhập dữ liệu có thể không phải là hoạt động cốt lõi.
Trong những trường hợp như vậy, nếu bạn sử dụng thời gian và nguồn lực quý báu của nhân viên để thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu, về cơ bản bạn sẽ ngăn họ thực hiện các nhiệm vụ chiến lược hơn, đóng góp nhiều hơn vào việc đạt được các mục tiêu kinh doanh của bạn, cải thiện giá trị khách hàng và thúc đẩy nhiều lợi nhuận hơn.
Nếu bạn thuê ngoài quy trình nhập dữ liệu cho một công ty khác, bạn sẽ có thêm thời gian và nguồn lực để tập trung vào các hoạt động cốt lõi, do đó sẽ giúp nâng cao năng suất và lợi nhuận của doanh nghiệp bạn.
Tiết kiệm nhiều tiền hơn
Có lẽ lợi ích lớn nhất (và mục tiêu) của việc thuê ngoài quy trình nhập dữ liệu cho nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba là nó có thể tiết kiệm một khoản tiền đáng kể nếu không phải phát sinh bằng cách thuê và xây dựng nhóm nhập dữ liệu nội bộ.
Việc thuê và giới thiệu nhân viên mới có thể tốn kém và mất thời gian, và chưa kể bạn cũng cần quan tâm đến các quyền lợi, đào tạo thường xuyên, v.v.
Thuê ngoài quy trình nhập dữ liệu của bạn có thể giúp giảm chi phí hoạt động của quy trình nhập dữ liệu, do đó có thể giúp cải thiện lợi nhuận của bạn hoặc cho phép bạn cung cấp mức giá cạnh tranh hơn cho khách hàng và khách hàng của mình.
Nhân viên từ xa và thực hiện song song
Gia công phần mềm cho phép bạn tiếp cận các chuyên gia nhập dữ liệu và các chuyên gia ở các khu vực địa lý khác nhau (có khả năng có chi phí lao động thấp hơn so với nước sở tại của bạn).
Bạn cũng sẽ có khả năng tiếp cận với những tài năng chất lượng tốt hơn và nếu cần, bạn có thể 'thuê' nhiều nhóm cùng một lúc để làm việc song song với một số quy trình nhập dữ liệu.
Có nghĩa là, bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ nhập dữ liệu hơn trong cùng một khung thời gian.
Ưu điểm của các múi giờ khác nhau
Nếu bạn đang gia công quy trình nhập dữ liệu cho các chuyên gia ở múi giờ khác, bạn có thể để họ thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu trước trước khi một ngày làm việc thậm chí bắt đầu theo múi giờ của bạn.
Có nghĩa là, bạn sẽ giảm nguy cơ bị trễ thời hạn và bạn cũng có thể tận dụng lợi thế này để trợ giúp trong trường hợp đột ngột cần thực hiện nhập dữ liệu.
Cải thiện bảo mật và quản lý dữ liệu
Nếu bạn đang xử lý nội bộ quy trình nhập dữ liệu của mình, bạn cũng cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng an ninh mạng cần thiết để bảo vệ dữ liệu của mình và cũng đào tạo nhân viên của bạn thực hiện ít nhất các phương pháp hay nhất về an ninh mạng cơ bản.
Mặt khác, bằng cách thuê ngoài quy trình nhập dữ liệu của bạn, bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào cơ sở hạ tầng bảo mật dữ liệu hiện có của nhà cung cấp dịch vụ.
Các nhà khai thác nhập dữ liệu có kinh nghiệm cao của họ cũng đã được đào tạo để sử dụng các kỹ thuật nhập dữ liệu an toàn và các phương pháp hay nhất để giúp bảo vệ tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin nhạy cảm và / hoặc bí mật của bạn.
Thời gian quay vòng nhanh hơn - Độ chính xác tốt hơn và giảm rủi ro sai sót.
Nhược điểm của Gia công phần mềm nhập dữ liệu
Rào cản văn hóa và ngôn ngữ
Trong trường hợp các chuyên gia nhập dữ liệu của bạn làm việc từ xa ở các quốc gia khác nhau hoặc thậm chí các lục địa khác nhau, có thể có những khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ cần giải quyết.
Giải pháp tốt nhất ở đây là chọn một đối tác gia công có danh tiếng về việc có nhân công thông thạo tiếng Anh và có uy tín làm việc với khách hàng tại địa điểm của bạn.
Oworkers có thể quản lý các hoạt động gia công dữ liệu bằng hơn 20 ngôn ngữ với các khách hàng trước đây bao gồm Xerox, Walmart và PWC, trong số những người khác.
Nếu cần, hãy yêu cầu một thời gian dùng thử trước khi đăng ký cam kết lâu dài.
Lộ thông tin nhạy cảm
Việc để người khác làm việc trên dữ liệu của bạn sẽ luôn dẫn đến nguy cơ bảo mật tiềm ẩn.
Khi thuê ngoài quy trình nhập dữ liệu của bạn, thông tin bí mật và nhạy cảm của bạn sẽ được chia sẻ với nhà cung cấp dịch vụ, vì vậy bạn cần phải hết sức cẩn thận.
Đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ nhập dữ liệu của bạn thực hiện chính sách bảo mật nghiêm ngặt và đảm bảo có thỏa thuận không tiết lộ (NDA) bằng văn bản với nhà cung cấp.
Sự quan tâm và hỗ trợ được chia sẻ
Khi thuê ngoài quy trình nhập dữ liệu của bạn cho một dịch vụ của bên thứ ba, chuyên gia nhập dữ liệu có thể thực hiện nhiều tác vụ nhập dữ liệu cho một số khách hàng khác nhau.
Để giải quyết vấn đề này, hãy đảm bảo làm việc với đối tác gia công phần mềm có thể cung cấp cho bạn sự hỗ trợ tận tình và cung cấp phương pháp giám sát thời gian thực của chuyên gia nhập dữ liệu đã cung cấp.
Thời hạn có thể bị bỏ lỡ
Sự khác biệt về múi giờ có thể là con dao hai lưỡi. Mặc dù nó có các đặc quyền, như đã thảo luận ở trên, nó cũng có thể dẫn đến việc phản hồi và hỗ trợ bị chậm trễ khi cần thiết.
Một lần nữa, hãy đảm bảo rằng đối tác gia công phần mềm có thể cung cấp cho bạn đội ngũ nhân viên hỗ trợ chuyên dụng luôn sẵn sàng làm việc trong múi giờ của bạn.
Kết luận
Như chúng ta có thể thấy, về tổng thể, ưu điểm của gia công phần mềm nhập dữ liệu vượt trội hơn nhiều so với nhược điểm và bằng cách chọn một nhà cung cấp dịch vụ nhập dữ liệu có uy tín, chúng ta có thể giải quyết hầu hết các vấn đề có thể xảy ra.
Thuê ngoài các quy trình nhập dữ liệu của bạn có thể là một cách hiệu quả để cải thiện hiệu quả chi phí của quy trình kinh doanh và năng suất của doanh nghiệp trong việc đạt được các mục tiêu tổ chức của bạn.
